Selasa, 01 Januari 2013

Teknik dan Dokumentasi Sistem Operasi

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem
  • Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
  • Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
  • Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan
Teknik-teknik sistem adalah :
Alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.

Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
  1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
  2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
  3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.
  1. Flowcahart.program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
  2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
  3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
  4. Use Case. 

PENGGUNAAN TEKNIK – TEKNIK SISTEM
PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM AUDITING :
  • Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
    Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
    Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
    – Pengawasan Lingkungan
    – Sistem Akuntansi
    – Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

  • Pengujian Ketaatan
    Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
    Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

  • Kertas Kerja
    Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
    Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

  • Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.
  • Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
  • Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Sumber:
http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html
http://siswaddi.wordpress.com/2010/10/14/teknik-dan-dokumentasi-sistem/
http://ukiehary.wordpress.com/2011/10/14/teknik-sistem-dan-dokumentasi/
http://fajarseptiansyah.wordpress.com/2012/12/11/teknik-dan-dokumentasi-sistem-informasi-akuntansi/

Jenis-jenis Sistem operasi

Berdasarkan departemen perusahaan, sistem dibagi atas beberapa jenis:
1. Sistim Informasi Akuntansi (Accounting Information System) menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Irformation System) menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran dan lain sebagainya.
3. Sistem Informasi Persediaan (Inventary Management Information System)
4. Sistem Informasi Personalia (Personal Information System)
5. Sistem Informasi Distribusi (Distribution Information System)
6. Sistem Informasi Pembelian ( Purchasing Information System)
7. Sistem Informasi Kekayaan ( Treasing Information System)
8. Sistem Informasi Analisis Kredit (Credit Analysis System)
9. Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan (Research Development)
10. Sistim Informasi Teknik (Engineering Informsation System).

Sistem Informasi menurut Level Organisasi
  • Sistem informasi departemen
    • Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS)
  • Sistem informasi perusahaan (enterprise information system)
    • Contoh : sistem informasi perguruan tinggi
  • Sistem informasi antarorganisasi
    • Contoh : eCommerce
Sistem Informasi Fungsional
  • Sistem informasi berdasarkan area fungsional
  • Ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.
Contoh :
  • Sistem Informasi Akuntansi
    • SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi)
    • Mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan
  • Sistem Informasi Keuangan
  • SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan.
    • Misal : Cash Flow dan informasi pembayaran

Klasifikasi SI berdasarkan fungsi (Jeffrey L. Whiiten)
  • Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System/TPS)
    • Sebuah sistem yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis. Misalnya: pesanan, kartu absensi, pembayaran, KRS, reservasi dll
  • Sistem Informasi Manajemen (Managemen Information System/MIS)
    • Sistem informasi yang menyediakan pelaporan yang berorientasi manajemen berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi organisasi.
  • Sistem Pendukung Keputusan (Decissin Support System/DSS)
    • Sistem informasi yang menindentifikasi berbagai alternatif keputusan atau menyediakan informasi untuk membantu pembuatan keputusan.
  • Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System/EIS)
    • Sistem informasi yang diperuntukkan oleh manajer eksekutif untuk mendukung perencanaan bisnis dan menilai performa rencana tersebut.
  • Sistem Pakar (Expert System)
    • Sistem informasi yang meng-capture dan menghasilkan kembali pengetahuan ahli pemecahan masalah atau para pengambil keputusan dan mensimulasikan kembali “pemikiran” ahli tersebut.
  • Sistem Komunikasi dan Kolaborasi (Communication and Collaboration System)
    • Sistem yang memungkinkan komunikasi lebih efektif antara orang-orang dalam maupun luar organisasi untuk meningkatkan kemampuan berkolaborasi.
  • Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System)
    • Sistem informasi yang mendukung aktifitas bisnis kantor secara luas yang menyediakan aliran kerja yang diperbaiki antar personil.

Analisa Sistem
Defenisi Analisi Sistem
Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan Sistem
Alat Bantu Perancancangan Sistem
Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan atau pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian umumnya berupa gambar atau diagram adalah sebagai berikut:
a. Data Flow Diagram
Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantuk perangkat keras, perangkat lunak struktur data dan organisasi file. Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
Proses data flow diagram dapat merupakan program, satu program, satu modul atau sub program dapat juga berupa transformasi data secara manual.
Penyimpanan data dapat berupa: Flash Disk, Disket, Compact Disk, Magnetic Drum, Magnetic Tape, dan lain sebagainya.
a. Data Dictionary
Data dictionary merupakan kumpulan data mengenai data-data. Tujuannya adalah memberikan informasi mengenai defenisi, struktur, pemakai dari masing-masing elemen. Elemen adalah unit data yang terkecil.
c. Sistem Flowchart
Sistem Flowchart merupakan alat yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisika.
Perancangan Sistem Database
Menurut Jogianto (1990) Tujuan utama perancangan sistem database yaitu:
a. Memiliki kemampuan menyimpan data yang berguna dalam database.
b. Meniadakan kerangkapan data
c. Pengamanan terhadap isi dan penggunaan dapat diterapkan.

Sumber :
http://fairuzelsaid.wordpress.com/2009/11/17/jenis-jenis-sistem-informasi/
http://sistem-informasi-manajemen.blogspot.com/2009/07/jenis-jenis-sistem-informasi.htm
http://fajarseptiansyah.wordpress.com/2012/12/11/jenis-jenis-sistem-informasi/

Akuntansi dan Teknologi Informasi

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas aset perusahaan.
Jika kita gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas akuntansi akan berada pada level paling bawah yaitu level operasional dan transaksional. Level ini punya ciri khas yaitu teknis, repetitive, prosedural, standar dan juga dapat membuat bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani transaksi pembelian, penjualan, pengiriman barang, pembayaran transaksi, penerimaan hasil penjualan, penyusunan laporan. Ciri khas ini yang menjadi alasan utama mengapa teknologi informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah terjadi jauh-jauh hari pada saat komputer masih berbadan besar dan boros tenaga (mainframe).
Peran TI dalam akuntansi masih penting bahkan makin semakin penting! Kemajuan pesat TI sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan aplikasi ilmu akuntansi. Munculnya istilah enterprise systems, e-business, business intelligence, conforming to assurance and compliance standards, IT governance, business continuity management, privacy management, business process improvement, mobile and remote computing, XBRL, dan knowledge management menunjukkan bahwa dunia akuntansi akan semakin kompleks, tidak hanya berkutat pada jurnal dan penyusunan laporan keuangan saja. Ini membuat dunia akuntansi lebih menarik! Peran akuntan dapat meliputi tiga bidang: perancang, pengguna dan pemeriksa (auditor). Dalam ketiga peran ini, TI akan sangat berperan dalam kesuksesan kerja akuntan.

Secara singkat manfaat IT dalam Akuntansi adalah :
• Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier)
• Bermanfaat (usefull)
• Menambah produktifitas (Increase productivity)
• Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness)
• Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance)

Fungsi Sistem Informasi
Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transaksi memiliki fungsi sistem informasi. Fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data (DP). Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang fundamental dalam setiap organisasi. Fungsi sistem informasi dalam organsisasi telah berevolusi mulai dari srtuktur organisasi sederhana yang terdiri dari beberapa orang saja sampai struktur yang kompleks yang meliputi banyak spesialis yang bermutu.Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :
  1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.
  2. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
  3. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
  4. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.
Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.

Otomasi Kantor Dan Perlunya Otomasi Kantor
Istilah sistem informasi akuntansi meliputi penggunaan teknologi informasi untuk penyajian informasi kepada para pemakai. Komputer digunakan pada seluruh tipe sistem informasi. TI mencakup komputer dan juga teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi. Teknologi seperti mesin pembaca kode bar dan peralatan scanning, dan protokol-protokol komunikasi dan standar-standar seperti ANSI X.12, penting bagi otomasi kantor.
Beberapa teknologi berinteraksi agar sistem tanggap cepat menjadi flexsible yaitu :
1. Just In Time (JIT)
Sistem penjualan eceran tanggap cepat mirip dengan sistem persediaan just-in-time(JIT) yang digunakan manufaktur. Sistem ini pesanan pembelian untuk barang-barang persediaan dibuat berdasarkan konsep “permintaan-tarik” dan bukannya berdasarkan suatu interval tetap (bulanan atau mingguan) secara “dorong” untuk memenuhi tingkat persediaan tertentu.


2. Web Commerce
Disebut juga perdagangan dengan jaringan internet. Penjualan melalui jaring internet (World Wide Web) merupakan bagian integral dari perekonomian. Penjualan tersebut menyediakan banyak keuntungan baik bagi konsumen maupun penyedia barang.

3. Electronic Data Interchange (EDI)
Merupakan pertukaran dokumen bisnis dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Berbeda dengan E-mail di mana pengiriman pesan dibuat dan diinterpretasikan oleh manusia(orang ke orang), sedangkan pesan-pesan EDI dibuat dan diinterpretasikan oleh komputer.

4. Computer Integrated Manufacturing (CIM)
Merupakan pendekatan terpadu untuk pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan manufaktur.

5. Electronic Funds Transfer (EFT)
Merupakan sistem pembayaran dimana pemrosesan dan komunikasi sepenuhnya atau sebagian besar dilakukan secara elektronik.

Tujuan Dari Hakikat Pengembangan Sistem
Proyek pengembangan sistem pada umumnya mencakup tiga tahap utama yaitu :
1. Analisis system
Meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi atas masalah-masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah tujuan keseluruhan sistem. Hal yang mendasar dalam hal ini adalah imbal balik, untung rugi, dalam pencapaian tujuan sistem. Tujuan umum analisis sistem dapat diikhtisarkan sebagai berikut :

  • Untuk meningkatkan kualitas informasi.
  • Untuk meningkatkan pengendalian intern.
  • Untuk meminimalkan biaya.
Tujuan-tujuan ini saling berhubungan dan kadang-kadang bertentangan satu sama lain. Perihal untung rugi harus ditentukan dalam memilih antara tujuan kehematan dengan kemanfaatan, atau antara kesederhanaan dan sistem yang realistis tetapi kompleks. Kadang-kadang, metode evaluasi untung rugi bersifat subyektif karena f aktor-f aktor yang terlibat sulit untuk dikuantifikasi.

2. Perancangan system
Mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif atas pilihan-pilihan rancang bangun sistem dipandang dari kebutuhan keseluruhanya. Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.

3. Implementasi sistem
Merupakan proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru, atau yang telah direvisi, ke dalam operasi. Implementasi sistem mencakup pengujian atas solusi sebelum implementasi, pendokumentasian solusi, dan peninjauan atas sistem pada saat awal pengoperasiannya. Hal itu bertujuan untuk memverifikasi bahwa fungsi-fungsi sistem sesuai dengan spesifikasi rancangan.

Sumber:
http://khalem.wordpress.com/2010/11/07/teknologi-informasi-dan-perkembangan-sistem-akuntansi/
http://1t4juwita.wordpress.com/2010/11/08/akuntansi-dan-teknologi-informasi/
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/10/akuntansi-dan-teknologi-informasi-2/
http://fajarseptiansyah.wordpress.com/2012/12/11/akuntansi-dan-teknologi-informasi/